Putkiremontin onnistuminen asukkaan näkökulmasta rakentuu viestinnästä, joustavuudesta ja kohtaamisista
Putkiremontti on taloyhtiölle mittava hanke, joka vaikuttaa asukkaiden arkeen kuukausien ajan. Vaikka itse rakentaminen on projektin näkyvin osa, asukkaan kokemukseen vaikuttavat myös monet muut tekijät. Hyvä viestintä, toimiva tiedonkulku ja sujuvat kohtaamiset voivat tehdä vaativasta remontista huomattavasti helpomman asukkaille.
Juttelimme Ingrid Immosen kanssa, joka jakoi kokemuksiaan oman taloyhtiönsä putkiremontista ja nosti esiin asioita, jotka toimivat hyvin sekä kohtia, joissa prosessia voisi vielä kehittää.
Viestintä piti asukkaat mukana
Ingridin taloyhtiön linjasaneerauksessa yksi onnistuneimmista asioista oli aktiivinen tiedottaminen. Viikoittaiset tiedotteet auttoivat seuraamaan työn etenemistä ja antoivat hyvän kokonaiskuvan siitä, missä vaiheessa projekti kulloinkin oli.
”Viikkotiedotteita oli todella hyvä seurata. Vaikka niissä ei käsitelty oman asunnon yksityiskohtia, niistä sai hyvän käsityksen koko hankkeen etenemisestä”, Ingrid kertoo.
Kiitosta saivat myös tilanteet, joissa mahdollisista viivästyksistä tai aikataulumuutoksista kerrottiin heti. Vaikka kyse oli pienistä asioista, ne lisäsivät luottamusta ja tunnetta siitä, että asukkaat pidetään ajan tasalla. Myös yhteyshenkilöiden tavoitettavuus koettiin hyväksi. Vastauksia sai tarvittaessa nopeasti, ja asukkaiden kysymyksiin pyrittiin löytämään ratkaisuja. Kun käytössä on digitaalinen viestintäkanava, on viestintä helppoa niin asukkaalle kuin urakoitsijallekin – viestit eivät katoa sähköpostitulvaan, tai jää kenenkään muistin varaan kuten helposti tapahtuu puhelimitse asioita hoitaessa.
Asukastilaisuuksista saisi enemmän irti ennakkomateriaaleilla
Keskustelussa nousi esiin yksi selkeä kehitysehdotus: materiaalit olisi hyvä toimittaa osallistujille ennen kokousta.
Putkiremonttiin liittyy paljon sellaisia yksityiskohtia, joita ei aina ole helppo omaksua ensimmäisellä kerralla. Jos esitysmateriaalit olisivat saatavilla etukäteen, asukkaat voisivat valmistautua paremmin ja miettiä kysymyksiä valmiiksi.
”Tykkään valmistautua kokouksiin. Jos materiaali olisi tullut etukäteen, olisin voinut miettiä kysymyksiä valmiiksi ja osallistua keskusteluun paremmin.”
Tämä korostuu erityisesti silloin, kun osallistujien kielitausta tai lähtötiedot poikkeavat toisistaan. Ennakkovalmistautuminen helpottaa keskusteluun osallistumista ja tekee kokouksista tehokkaampia.
Digitaaliset työkalut tukivat remontin seurantaa
Remontin aikana käytössä ollut Homerun koettiin hyödylliseksi. Sen kautta sai tietoa hankkeen etenemisestä ja pystyi lähettämään kysymyksiä sekä huomioita projektiorganisaatiolle. Asukkaan näkökulmasta on aina hyvä, kun kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta ja on helposti löydettävissä koska tahansa, ilman että tietoa tarvitsee etsiä omien sähköpostien joukosta tai fyysisistä paperilapuista.
Kehitysehdotuksiakin kuitenkin löytyi. Esimerkiksi viesteihin aina tullut kuittausta siitä, että ne oli vastaanotettu.
”Joskus jäi epäselväksi, oliko viesti mennyt perille ja oliko joku nähnyt sen. Monessa tilanteessa jo pelkkä kuittaus siitä, että asia on vastaanotettu, riittäisi.”
Joustavuus helpotti arkea
Remontin aikana tuli vastaan tilanteita, joita ei ollut mahdollista ennakoida suunnitteluvaiheessa. Rakenteiden muutokset vaikuttivat esimerkiksi kylpyhuoneen kalusteiden sijoitteluun ja siihen, mitä vanhoja ratkaisuja voitiin säilyttää.
Näissä tilanteissa asentajien ja työnjohdon joustava suhtautuminen sai erityistä kiitosta. Vaihtoehtoja pohdittiin yhdessä asukkaan kanssa, ja muutosten vaikutuksia selitettiin selkeästi.
”Ei vain todettu, että näin tehdään, vaan käytiin läpi vaihtoehtoja ja kerrottiin, miksi jokin ratkaisu toimii tai ei toimi. Se tuntui hyvältä.”
Myös mahdollisuus sopia tapaamisista alkuperäisten aikataulujen ulkopuolella helpotti asioiden hoitamista.
Meille annettiin mahdollisuus järjestää tapaamisia myös alkuperäisen aikataulun ulkopuolella. Joustavuus on tärkeää ihmisten erilaiset elämäntilanteet huomioiden.”
Työntekijöiden ammattitaito näkyi arjessa
Keskustelussa nousi useaan otteeseen esiin yksittäisten työntekijöiden merkitys. Sekä sähköasentaja että kirvesmies saivat kiitosta tavastaan tehdä työnsä huolellisesti ja huomioida asiakkaan tarpeet.
Erityisen arvokkaana pidettiin tilanteita, joissa työntekijät käyttivät aikaa vaihtoehtojen pohtimiseen ja selittivät muutosten syitä ymmärrettävästi.
”He eivät vain tehneet työtään, vaan käyttivät aikaa keskusteluun ja neuvoivat, miten asioita voisi ratkaista. Siitä huomasi ammattiylpeyden.”
Ingridin mukaan juuri tällaiset kohtaamiset vaikuttavat paljon siihen, millaisena remontti muistetaan jälkeenpäin.
Ihmisten välinen vuorovaikutus ratkaisee paljon
Ihmisten ja kohtaamisten merkitys korostui läpi keskustelun.
Vaikka remontin tueksi on käytössä erilaisia järjestelmiä, sovelluksia ja viestintäkanavia, asukaskokemukseen vaikuttavat ennen kaikkea kohtaamiset. Ystävällinen palvelu, kuunteleva asenne ja halu auttaa jäävät mieleen pitkäksi aikaa.
”Ihmisten välistä kohtaamista ei pääse pakoon. Voidaan rakentaa kuinka paljon digitaalisia järjestelmiä ja robotteja tai mitä tahansa, mutta ihmisten välistä kohtaamista on edelleen vaikeaa korvata.”
Ingridin kokemuksissa nousi toistuvasti esiin se, kuinka paljon yksittäisten ihmisten toiminta vaikutti koko remontista muodostuneeseen mielikuvaan. Erityisesti tilanteet, joissa työntekijät käyttivät aikaa asioiden selittämiseen, kuuntelivat asukkaiden toiveita ja etsivät ratkaisuja yhdessä asiakkaan kanssa, jäivät mieleen.
”Usein kyse on ihan yksinkertaisista ja tavallisista asioista. Siitä, että joku pysähtyy kuuntelemaan tai miettimään kanssasi, miten jokin asia kannattaa ratkaista.”
Ammattiylpeyttäkin olisi hyvä olla rakennusalalla vielä enemmän:
”Sen huomaa, tekeekö joku työnsä vain työnä vai onko hänellä aitoa halua tehdä asiat hyvin.”
Pitkän remontin aikana eteen mahtui myös viivästyksiä, epäselvyyksiä ja yllätyksiä. Niistä huolimatta kokonaiskokemus jäi positiiviseksi.
Moni asia on lopulta riippuvainen ihmisistä. Kun yhteistyö toimii ja ihmiset kohtelevat toisiaan hyvin, ongelmatkin on helpompi ratkaista.”
Lue aiheesta lisää: