Projektin luovutus ilman kaaosta – Näin Homerunin projektipankki toi hallinnan haastavaan linjasaneeraukseen

Espoon As. Oy Matinkummun kolmen kerrostalon linjasaneerauksessa toteutettiin harvinaisen paljon yksilöllisiä osakasmuutoksia tiukassa aikataulussa. Projektin urakoitsijana toiminut Teholämpö ja rakennuttajakonsultti Eerika Consulting kertovat, miten Homerun auttoi hanketta valmistumaan aikataulussa tehokkaan projektinhallinnan ja viestinnän avulla – ja säästi useita työpäiviä aikaa projektin luovutuksessa.

Poikkeuksellinen määrä osakasmuutoksia toteutettiin sujuvasti ilman virheitä tai viivästyksiä

Taloyhtiöön kuului yhteensä 42 huoneistoa, joiden kylpyhuonetilojen lisäksi kohteessa remontoitiin yhteisiä tiloja, kuten saunaosasto sekä yleiset wc- ja suihkutilat. Projekti toteutettiin kokonaisvastuurakentamisen (KVR) mallilla. Ensin taloyhtiön kanssa käytiin läpi budjettiin sopivia ratkaisuja ja määriteltiin kylpyhuoneiden peruslaatutaso. Tämän jälkeen osakkaat saivat vielä mahdollisuuden vaikuttaa oman asuntonsa lopputulokseen.

”Osakasmuutoksia tuli kohteen kokoon verraten poikkeuksellisen paljon – yksilöllisiä materiaali- ja kalustevalintoja, ja jopa huoneistokohtaisia muutostöitä kuten keittiöremontteja ja kylpyhuoneiden laajennuksia. Huoneistokohtaiset valinnat muodostivat todella pitkiä ja yksityiskohtaisia listoja. Meillä oli kunnianhimoinen aikataulu ja paljon liikkuvia osia, mutta onnistuminen oli mahdollista juuri siksi, että käytössä oli oikeat työkalut”, kertoo Teholämmön kaupallinen johtaja Juho Kovesjärvi.

Homerunin sisälle rakennetun verkkokaupan avulla osakkaat näkivät miltä eri materiaali- ja kalustevaihtoehdot näyttävät käytännössä. Lisäksi tuotetietoihin sisältyivät tärkeät tekniset tiedot, kuten hinnat, mitat ja valmistajan tiedot. Näin osakkaiden oli helpompi tehdä valintoja – ja samalla urakoitsijalle välittyi selkeä ja yhtenäinen tieto valinnoista. Homeruniin suoraan tuotetoimittajilta tuleva tietovirta varmisti, että valinnat perustuvat ajantasaisiin ja oikeisiin tuotetietoihin – ja näin myös valvojan ja suunnittelijan aikaa säästyi.

“Tilauslistoihin voitiin listata kalusteet valmiiksi porras- tai asuntokohtaisesti, ja valmiit listat toimittaa sellaisenaan eteenpäin toimittajille. Käytännössä tämä kaikki hoitui muutamalla napin painalluksella, mikä säästi sekä aikaa että vähensi mahdollisuuksia virheisiin”, sanoo Teholämmöllä palvelupäällikkönä toimiva Seija Pramila.

Yhteinen projektipankki helpotti tiedonkulkua ja vähensi turhaa työtä

Homerunin projektipankki toimi koko hankkeen ajan yhteisenä alustana hallituksen, isännöitsijän, urakoitsijan, suunnittelijoiden ja valvojien välillä. Kun kaikki raportit, asiakirjat ja pöytäkirjat koottiin systemaattisesti projektikansioihin, tarvittava tieto oli helposti saatavilla yhdessä paikassa koko projektin ajan. Tämä helpotti niin esimerkiksi materiaalivalintatietojen hallintaa kuin työmaakokouksien sujuvuutta, kun dokumentteja ei tarvinnut enää etsiä sähköposteista tai kansioista.

“Yksi tämän projektin suurimmista vahvuuksista oli se, että kaikki osapuolet sitoutuivat käyttämään samaa järjestelmää. Usein valvoja käyttää projektipankkia, mutta muu tiedonkulku hajoaa helposti sähköposteihin. Tässä hankkeessa sähköpostitulvalta vältyttiin ja kaikki olennainen projektitieto pysyi reaaliaikaisena yhdessä paikassa, mikä teki työskentelystä selkeämpää ja tehokkaampaa kaikille osapuolille”, kertoo hankkeessa rakennuttajakonsulttina toiminut Eerika Hyry, Eerika Consultingilta.

Projektipankin avulla myös isännöitsijä ja hallitus pysyivät ajan tasalla työmaan tilanteesta ja valvonnan havainnoista. Näin isännöitsijä sai ladattua järjestelmästä tarvitsemansa dokumentit – ja kun hallituksen jäsen vaihtui kesken projektin, uusi pääsi heti käsiksi aineistoon. Tiedon jatkuvuus varmistui, vaikka henkilövaihdoksia tapahtui.

“Tällaiset henkilömuutokset eivät ole poikkeuksellisia hankkeen muillekaan osapuolille. Projektipankin avulla varmistetaan, että tieto pysyy saatavilla ja siirtyy vaivattomasti kaikille, riippumatta siitä kuka on kulloinkin tehtävässä”, Hyry jatkaa.

Luovutus sujui kitkattomasti valmiin dokumentoinnin ansiosta

Yksi suurimmista hyödyistä realisoitui vasta hankkeen loppuvaiheessa. Kun kaikki hankkeen dokumentaatio oli koottu keskitetysti Homeruniin, kohteen luovutusaineisto oli käytännössä valmis jo ennen urakan päättymistä.

”Luovutusaineiston kokoaminen sujui vaivattomasti. Dokumentit löytyivät selkeästi jäsennellystä kansiorakenteesta, mikä helpotti tiedonhakua ja säästi aikaa. Lisäksi pöytäkirjojen allekirjoitus onnistui suoraan Homerunissa. Ilman Homerunia tietojen ja liitteiden etsiminen olisi edellyttänyt manuaalista työtä sähköpostien ja eri järjestelmien välillä – mihin olisi voinut kulua jopa viikko”, Pramila toteaa.

Tehokkaalla asukasviestinnällä vähennettiin epäselvyyksiä ja vältettiin ylimääräinen työ

Kaikki viestintä osakkaiden kanssa hoidettiin Homerunin kautta jo hankkeen valmisteluvaiheesta asti parhaan asukaskokemuksen takaamiseksi. Järjestelmän kautta asukkaat pystyivät olla suoraan urakoitsijaan yhteydessä ja toisin päin – ilman paperilappuja tai välikäsiä. Esimerkiksi viikkotiedotteet voitiin kohdistaa vain niille, joita asia koski – kuten tietyn rapun asukkaille. Tämä teki viestinnästä selkeää ja vähensi myös isännöitsijän kuormitusta.

“Kaikki projektiin liittyvä viestintä tapahtui yhdessä paikassa – ja se on ollut hyvä asia myös osakkaille. Kun asukkaat muuttivat jälleen takaisin asuntoihinsa, heille tarjottiin mahdollisuus täyttää hyväksyntä- ja havaintolomake sähköisesti Homerunin kautta. Sen kautta asukkaat pystyivät lisäämään mukaan myös valokuvia, joiden avulla huomiot oli helpompi ymmärtää. Tämä oli selkeä etu verrattuna perinteisiin paperilomakkeisiin – sen lisäksi, että ne saatiin kerättyä talteen samaan tuttuun projektipankkiin”, Pramila kertoo.

Saumaton yhteistyö näkyy laadukkaana lopputuloksena

As. Oy. Matinkummun linjasaneeraus oli osakasmuutoksiltaan poikkeuksellisen laaja hanke, jossa onnistuminen vaati huolellista suunnittelua, selkeää viestintää ja tehokasta dokumentointia. Homerunin avulla kaikki osapuolet yhdistettiin saman alustan äärelle ja varmistettiin, että tieto liikkui reaaliajassa – juuri silloin kun sitä tarvittiin. Näin urakoitsija säästi aikaa ja vähensi virheitä, rakennuttajakonsultilla oli jatkuva näkymä kokonaisuuteen, isännöitsijän työ helpottui ja asukkaat pysyivät kartalla projektin kulusta. Lopputulos puhukoon puolestaan: hanke valmistui aikataulussa, budjetti piti ja jokainen huoneisto luovutettiin onnistuneesti.

“Tässä hankkeessa korostui selvästi se, kuinka tärkeää tiedon jakaminen ja ajantasainen viestintä ovat myös laadunhallinnan kannalta. Kun kaikki dokumentoidaan huolellisesti ja tieto jaetaan reaaliaikaisesti, kaikilla osapuolilla on sama tieto käytössään. Tämä on riskienhallintaa – mitä paremmin asiat dokumentoidaan, sitä vähemmän virheitä ja epäselvyyksiä syntyy.”, Kovesjärvi toteaa.

Kuva: Teholämpö